Izvēlies piemērotākās tehnoloģijas sava pasākuma norisei!

Vai virtuālie un hibrīdpasākumi būs aktuāli arī pēc pulcēšanās ierobežojumu atcelšanas? Kā uzņēmumam izvēlēties piemērotāko pasākuma formātu un atrast ērtāko digitālo risinājumu? Šie jautājumi nu ir kļuvuši aktuāli ne vien pasākumu organizatoriem, bet arī ikvienam, kas rīko notikumus klientiem, darbiniekiem, investoriem un citām svarīgām auditorijām.

Lai uzņēmumu pārstāvjiem būtu vieglāk pieņemt lēmumus par atbilstoša formāta un digitālo rīku izvēli pasākuma organizēšanai, šajā rakstā apskatīsim pasākumu veidus, to priekšrocības un izaicinājumus, kā arī populārākos tirgū esošos digitālos risinājumus. Iepazīties ar jaunākajām tehnoloģijām uzņēmumu digitālajai transformācijai šoruden varēs 14. un 15. oktobrī biznesa tehnoloģiju izstādē un konferencēs “RIGA COMM 2021” Ķīpsalā.

Klātienes pasākumu trumpis – efektīvāka attiecību veidošana

Apmeklējot pasākumus, cilvēku mērķis ir uzzināt kaut ko jaunu, satikt cilvēkus ar līdzīgām interesēm, gūt piedzīvojuma sajūtu un jaunas emocijas. Būtiska pasākumu sastāvdaļa vienmēr ir bijusi satikšanās iespēja, un arī mūsdienu digitālajā vidē tas ir svarīgs arguments diskusijās par pasākumam piemērotākā formāta izvēli. Šobrīd cilvēki ļoti daudz laika pavada tiešsaistē datoros un mobilajos tālruņos un iespēja satikt cilvēkus klātienē ir kļuvusi par vērtību. Arī biznesa vidē klātienes komunikācija ļauj veidot dziļākas un vērtīgākas attiecības. Taču klātienes pasākumiem ir arī savi izaicinājumi – rīkošanas izmaksas nereti ir lielākas nekā virtuāliem vai hibrīdpasākumiem, un pastāv vairāk ierobežojumu, piemēram, telpas ietilpība un ģeogrāfiskā atrašanās vieta.

Virtuālo pasākumu bieds – slikts internets un nepārdomāts scenārijs

Galvenais virtuālo pasākumu bonuss ir lielas auditorijas sasniedzamība, jo sasniegtā auditorija ir atkarīga tikai no mārketinga prasmēm un pasākuma platformas iespējām, to neierobežo pasākuma norises atrašanās vieta un ietilpība. Pasākums virtuālā vidē ļauj arī samazināt vai novērst ceļošanas izdevumus un ietaupīt apmeklētāju laiku – dalībnieki tērē darba laiku tikai faktiskajam virtuālajā notikumā, nevis vēl ceļam.

Virtuālā pasākuma organizēšana parasti nozīmē arī mazākas izmaksas, jo nav nepieciešama telpu noma, iekārtošana, fizisko mārketinga materiālu ražošana, uzkodu un dzērienu nodrošināšana. Taču izmaksu sadaļā jāparedz izdevumi platformas lietošanai, stabilam interneta savienojumam, apskaņošanai un citām tehniskajām izmaksām.

Pasākuma virtuālās dimensijas ieguvums ir visu veidu datu analīzes ātrums un vieglums. Reālajā laikā var pārraudzīt apmeklētāju iesaistes datus, piemēram, potenciālo klientu skaitu, norunātās tikšanās, apmeklētāju iesaistīšanos un citus vērtīgus performances rādītājus. Ja pasākumam ir atbalstītāji vai sponsori, viņi var palielināt zīmola atpazīstamību, izmantojot dažādas reklamēšanas iespējas platformā. Atšķirībā no klātienes pasākumiem, mārketinga un informatīvos materiālus, kā arī pasākuma saturu var saglabāt un vēlāk izmantot. Arī izmaiņas pasākuma programmā vai informācijā var veikt gandrīz tūlītēji, salīdzinot ar klātienes pasākumiem.

Taču arī virtuālajiem pasākumiem ir savi izaicinājumi, piemēram, tie nav tik ļoti kopienu dabīgi savienojoši kā klātienes pasākumi. Lai veicinātu auditorijas iesaistīšanos un mijiedarbību, ir izveidoti dažādi tehnoloģiski risinājumi, taču par to ir īpaši jāpiedomā un, iespējams, pasākuma laikā jāvelta papildu cilvēku resursi. Teksta tiešraides, audio un video tērzēšanas rīki ļauj piesaistīt auditoriju un nodrošināt, ka viņi sazinās ar sev aktuālām personām. Turklāt tīklošanās (matchmaking) un kontaktu veidošana ir precīza un mērķēta – apmeklētāji saņem ieteikumus un meklē uzņēmumus, kas vislabāk atbilst viņu interesēm. Tas paver milzīgas iespējas uzņēmējdarbības attīstībai.

Arī iespēja apmeklēt pasākumu no jebkuras pasaules vietas ir reizē priekšrocība un izaicinājums. Virtuālā vide ļauj pasākumu apmeklēt vairāk cilvēkiem, taču jūs nevarat gaidīt to cilvēku piedalīšanos, kuri vēlas doties naktsmierā. Jādomā arī par to, ka apmeklētāji, iespējams, nevarēs visu dienu sēdēt pie datora, tādēļ labā prakse ir piedāvāt saturu pēc pieprasījuma.

Virtuālajos notikumos var izmantot klātienes pasākuma elementus, bet ir jāveic korekcijas, jo auditorija skatās tikai uz ekrānu – daudz uzmanīgāk vēro notiekošo, ja vien nekļūst garlaicīgi, tāpēc ir rūpīgi jāpārdomā pasākuma scenārijs. Tomēr pasākuma virtuālā forma nevar garantēt dalībnieku ekskluzīvu uzmanību – viņi var sērfot tīmeklī un viņu uzmanību var nolaupīt fiziskās vides faktori. Virtuālie notikumi ir ļoti veiksmīgs risinājums intravertiem cilvēkiem, īpaši, ja pirms notikuma ir pieejama informācija par pasākuma saturu un dalībniekiem.

Hibrīdpasākumi ­– vairāk ieguvumu un vairāk sagatavošanās darbu

Hibrīdpasākumi apvieno klātienes un virtuālo pasākumu īpašības, šķietami iegūstot abu priekšrocības, bet tie nozīmē arī divkāršu gatavošanos. Viens no lielākajiem to bonusiem ir lielā izvēles brīvība – vai apmeklēt pasākumu klātienē, vai virtuāli. Turklāt izvēli nemazina ar ceļošanu saistītie laika un naudas resursi, kā arī ierobežojumi, bet vienlaikus ir iespēja apmeklēt pasākumu un satikt cilvēkus klātienē.

Taču hibrīdpasākumi rada arī daudz izaicinājumu organizatoriem, tos ir sarežģīti organizēt un tie var būt dārgi. Būtībā tā ir divu pasākumu veidošana. Ir pagājuši tie laiki, kad varēja veikt straumēšanu telpas aizmugurē vienkārši, novietojot kameru. Tagad apmeklētāji pieprasa vairāk! Turklāt pasākums ir jāplāno un jāīsteno tā, lai gan klātienes, gan tiešsaistes apmeklētāji būtu apmierināti un gūtu līdzvērtīgu pieredzi. Īpaši jāpiedomā par abu auditoriju iesaisti, jo tas hibrīdnotikumu atšķir no tiešraides skatīšanās.

Virtuālo pasākumu kvalitāti ietekmē tehniskais aprīkojums un interneta nodrošinājums – gan rīkotājiem, gan apmeklētājiem. Saskaroties ar tehnisku problēmu klātienē, joprojām ir veidi, kā pārvaldīt situāciju būtiski nesabojājot apmeklētāju pieredzi, taču virtuālā pasākuma apmeklētāji ir nepacietīgāki.

Izvēlies piemērotāko rīku virtuālo pasākumu rīkošanai!

Izvēloties virtuālo notikumu platformu, jāatceras, ka apmeklētāji vēlas iesaistīties pasākuma saturā jēgpilnā veidā, kā arī paplašināt savu paziņu tīklu un veidot jaunus profesionālos kontaktus. Lai nodrošinātu, ka lietotājiem ir patīkami izbaudīt notikumu, izmantojiet platformu, kas koncentrējas uz vienkāršību un izcilu lietotāja pieredzi.

Pasākumu platforma “Swapcard” piedāvā visu nepieciešamo klātienes, virtuālo un hibrīdpasākumu organizēšanai – reģistrāciju, iespēju iesaistīties pasākumā, tīklošanos un citus rīkus kopienas veidošanai.

“Hopin” ir tiešsaistes pasākumu platforma iesaistošu virtuālo pasākumu veidošanai. Tajā pasākuma dalībnieki var tīkloties, izmantojot tiešraides video, veidot kontaktus un apmainīties ar virtuālajām vizītkartēm, pievienoties nodalītām sesijām, skatīties prezentācijas uz skatuves, sūtīt tērzēšanas ziņojumus, aizpildīt aptaujas un pētīt interaktīvas izstādes zonas.

“Brella” ir klātienes, virtuālo un hibrīdpasākumu tīklošanās programmatūra, lai veicinātu individuālu tikšanos un tīklošanos. Platforma ir veidota jēgpilnām sanāksmēm 1:1 – gan virtuālām, gan fiziskām, gan arī hibrīda formāta. Platformā ir iespējamas vairākas tiešraides, tā ir spēcīgs rīks sponsoriem, bet mākslīgā intelekta algoritms nodrošina visatbilstošākā sarunu partnera atrašanu.

“Whova” ļauj virtuālos un hibrīdpasākumus padarīt vienkāršākus un interaktīvākus, piedāvājot sesiju straumēšanu, video atkārtošanu, digitālos stendus, dalībnieku iesaistīšanos un tīklošanu – visu, kas nepieciešams virtuālai vai hibrīdkonferencei, izstādei vai karjeras gadatirgum.

Platforma “EventsWallet” nodrošina neierobežotu skaitu tiešraižu un sesiju, kā arī iespēju uzdot jautājumus runātājiem. Tā ietver izstādes sadaļu, diskusijas un video tērzēšanu, kā arī individuālās saziņas rīku. Virtuālā video sanāksmju telpa ar ekrāna koplietošanu un neierobežotu dalībnieku skaitu ļauj rīkot produktīvas sapulces, bet detalizētā statistika sniedz organizatoram iespēju izsekot katra lietotāja aktivitātei un pasākuma efektivitātei kopumā.

“Talque” ļauj viegli pārvaldīt lektorus un uzstāšanās, ir pieejams vizuālais plānotājs un saraksta skats, turklāt šī platforma atbalsta vairāku valodu lietojumu. Tīklošanās var notikt, balstoties uz interesēm, kas tiek pielāgotas konkrētajam notikumam.

Latvijas izstrādātāji piedāvā integrētu tiešsaistes un hibrīdpasākumu risinājumu “Attend.one”, kas ļauj nodrošināt pilnu notikuma pieredzi – video straumēšanu ar vairākām tiešraidēm un iepriekš ierakstītiem notikumiem, dienaskārtību, kas saistīta ar kalendāru, virtuālo izstādes zonu, spēļošanas elementus, mākslīgā intelekta vadītu tīklošanos un daudz ko citu.

Arī “Mitto.me” ir Latvijā veidots pasākumu pārvaldības rīks. Šis SaaS (Software as a service) rīks ir piemērots gan sporta spēļu, korporatīvo pasākumu vai dzimšanas dienas ballīšu organizēšanai, gan arī liela apjoma pasākumiem. Tas nodrošina pasākuma mājaslapu un lietotni, tajā ir ērta saziņa un pasākuma organizatoriem ir viegli izveidot digitālo pasākumu.

“PINE” ir pilnīga notikumu pārvaldības platforma, kurā ir dažādi tehnoloģiskie risinājumi, lai atvieglotu iesaistīšanos pasākumā, veicinātu tīklošanos un kontaktu veidošanu dalībniekiem, kā arī uzlabotu vispārējo pasākumu efektivitāti.

Virtuālos notikumus ar cilvēka pieskārienu piedāvā “Meetyoo” – virtuālos un hibrīdpasākumus ar pielāgojamām 3D vidēm, izcilu pielāgošanu un rīkiem interaktīvai saziņai un tīklošanai starp pasākuma dalībniekiem.

“Deal Room” ļauj veidot iesaistošus virtuālos, klātienes un hibrīdpasākumus. Platforma nodrošina pastiprinātu dalībnieku iesaistīšanos “viens pret vienu” sanāksmēs, iepriekšējas rezervēšanas iespēju, tīklošanos un kontaktu veidošanu, neierobežotu skaitu paralēlo sesiju, diskusiju, tīmekļa semināru, virtuālo izstādes zonu sponsoriem un izstādes dalībniekiem, kā arī iespējas palielināt notikuma ROI.

Tiešsaistes pasākumu norises vieta “Airmeet” paredzēta reālas iesaistīšanās un labākas mijiedarbības nodrošināšanai, garantējot auditorijai neaizmirstamus notikumus un pieredzi.

Par aktuālajām tehnoloģijām un rīkiem biznesa attīstībai arī šoruden – 14. un 15. oktobrī – varēs uzzināt ikgadējā biznesa un IT nozares pasākumā “RIGA COMM”, kur uzņēmuma resursu vadības, dokumentu vadības, personālvadības un drošības sistēmu izstrādātāji un piegādātāji, mākoņpakalpojumu, interneta un digitālā mārketinga pakalpojumu sniedzēji, web risinājumu un mobilo aplikāciju izstrādātāji, kā arī IKT produktu ražotāji piedāvās gatavus un personalizētus risinājumus dažādu nozaru un lieluma uzņēmumiem, pašvaldību iestādēm un organizācijām to efektīvai darbībai. Tehnoloģijām bagāto izstādes sadaļu papildinās plaša konferenču programma.

Pasākumu rīko Starptautisko izstāžu rīkotājsabiedrība BT 1 sadarbībā ar partneriem: “Intelligent Machines Riga”, “Riga TechGirls”, “SmartHR Latvija”, Latvijas Tirdzniecības rūpniecības kameru, “Mailigen”, Finanšu nozares asociāciju, “A.W.Olsen & Partners” u. c.