Praktiski padomi veiksmīgai organizācijas attālinātā darba kultūrai

 Pēdējā laikā izpratne par darbu birojā, sevišķi pandēmijas ietekmē, ir ievērojami mainījusies. Strādāt attālināti sāk arvien vairāk organizāciju, un daļai tas ir liels izaicinājums. Iepriekš apkopojām dažādus digitālos rīkus un risinājumus attālinātam darbam, bet reizēm ar to nepietiek veiksmīgai attālinātā darba kultūras ieviešanai. Tāpēc šoreiz dalāmies ar “RIGA COMM” dalībnieku pieredzi, kā veidot virtuālo vidi produktīvam darbam un vienotam kolektīvam.

Vissvarīgākais – komunikācija pietiekamā daudzumā
Lai gan sākotnēji pāriešana uz darbu attālināti “Neopay” bija liels izaicinājums pieredzes trūkuma dēļ, Lietuvas finanšu uzņēmums ar to tika galā nevainojami, un sasniegtie rezultāti liecina, ka produktivitāte ir pat pieaugusi. Iespējams, tas ir noticis, jo uzņēmums veica ieguldījumus iekšējā komunikācijā un komandas kopības uzturēšanā. Gluži kā iepriekš, komandas katru nedēļu attālināti tikās ar vadītājiem un gatavoja ikmēneša rezultātu prezentācijas.

Liela uzmanība tika pievērsta arī neformālajai saziņai. Katru mēnesi bija komandas saliedēšanas pasākumi un tika organizētas dažādas viktorīnas, bet piektdienās notika kolēģu iepazīšanas prezentācijas, lai jaunpienācēji iejustos komandā pēc iespējas ātrāk un arī ilggadējie darbinieki labāk iepazītu cits citu.

“Tāpat kā strādājot birojā, arī attālinātajā darbā vissvarīgākais ir pietiekamas komunikācijas uzturēšana,” norāda “Neopay”. “Strādāšana attālināti lika meklēt jaunus komunikācijas kanālus, kā arī iemācīties izmantot jaunas platformas un informācijas apmaiņas veidus. Lai izvairītos no pārpratumiem, ir svarīgi visu plānot un fiksēt katru uzdevumu vai tikšanos, lai ikviens iesaistītais skaidri zinātu savus pienākumus,” norāda “Neopay” izpilddirektors Aleksējus Loskutovs (Aleksėjus Loskutovas).

Vienota un atsaucīga komanda – arī nesatiekoties
Attālinātā darba pieredze Latvijas digitālā mārketinga aģentūrai “iMarketings.lv” bija arī pirms pandēmijas, jo darbinieki varēja divas dienas nedēļā strādāt ārpus biroja. Taču uzņēmuma digitālās nodaļas vadītājs Sergejs Volvenkins atzīst, ka ilgstoša strādāšana attālināti rada izaicinājumu spēt noturēt komandas garu un nodot uzņēmuma vērtības jaunajiem darbiniekiem. Lai uzturētu “kontaktu” starp uzņēmuma darbiniekiem arī attālināti, katru nedēļu uzņēmumā notiek virtuālās tikšanās. Reizi divās nedēļās ir sapulce, kurā vadība pastāsta, kā veicas visiem projektiem, lai nerastos sajūta, ka darbi uzņēmumā apstājušies. Tāpat reizi divās nedēļās ir virtuālās kafijas dzeršanas sapulces, kas, tāpat kā klātienē, ļauj neformālā gaisotnē aprunāties par aktuālajiem jautājumiem un tuvāk iepazīt citam citu. Turklāt tas ir noderīgi ne tikai jaunajiem darbiniekiem, bet arī tiem, kas jau ilgāku laiku strādā.

Vēl pirms ierobežojumiem “iMarketings.lv” uzsāka iniciatīvu, kas ir ļoti vērtīga arī attālinātā darba apstākļos un palīdz veidot vienotu un izpalīdzīgu komandu, – katru nedēļu katram kolēģim ir iespēja nobalsot par kolēģi, kam vēlas pateikt īpašu paldies, piemēram, par dalīšanos ar savām zināšanām. Darbinieks, kurš saņem visvairāk balsu, iegūst patīkamu balvu – no našķiem un pasākumu biļetēm līdz papildu apmaksātam atvaļinājumam. Sergejs ar gandarījumu atzīst, ka šo godu saņem dažādi kolēģi un kolektīvs ir izpalīdzīgs un atbalstošs arī attālinātā darba apstākļos.

“iMarketings.lv” vadībai nav svarīgi, ko darbinieks dara darba laikā, bet galvenais – lai darbi tiek paveikti. Turklāt darbinieku veiktspējas rādītājs (KPI) parāda, ka darbinieki ir tikpat efektīvi vai pat efektīvāki nekā agrāk, strādājot no biroja. Tomēr, ņemot vērā, ka mājās ir grūtāk nošķirt darba laiku no atpūtas, uzņēmuma politika ir sazināties par darba jautājumiem tikai darba laikā, lai ārpus tā varētu pilnvērtīgi atpūsties un atgūt enerģiju.

Pāreja uz mājas biroju sniedz papildu iespējas
Arī igauņu finanšu tehnoloģiju uzņēmumam “Wallester” izdevās veiksmīgi pārcelt visus darba procesus uz attālinātā darba režīmu un pat uzlabot darbinieku efektivitāti. Kad uzņēmums sāka strādāt no mājām, tika saglabāts biroja darba grafiks, un tas ļāva uzturēt optimālu darba tempu un disciplīnu. Regulāras tikšanās no konferenču zāles tika pārvirzītas uz “Zoom”, bet projektu rezultāti tika apspriesti “Skype”. Tāpat kā iepriekš, projektu vadībā tika izmantoti “Trello”, “Slack” un citi mākoņpakalpojumi. Uzsākot attālināto darbu, bija bažas, ka mājas vide, iespējams, traucēs noskaņoties produktīvam darbam, tomēr darbinieku profesionālisms ļāva ātri atgriezties uz ierastā produktivitātes ceļa.

Strādājot attālināti, daļai darbinieku vēlme attīstīt profesionālās prasmes samazinājās, taču katra darbinieka individuālā karjeras attīstības plāna pielāgošana un papildu stimulējošu rādītāju ieviešana palīdzēja to atrisināt. Tika novērots, ka “Wallester” darbinieki labprāt dalās ar kolēģiem ar uzzināto noderīgo informāciju videotērzēšanas rīkos un citos saziņas kanālos.

“Attālinātais darbs pat sniedz plašākas profesionālās izaugsmes iespējas. Šobrīd ir vieglāk rīkot un apmeklēt konferences un izglītojošus seminārus,” norāda “Wallester” pārstāvji.

Biznesa tehnoloģiju izstāde un konferences
Par aktuālajām tehnoloģijām un rīkiem biznesa attīstībai varēs uzzināt 14. un 15. oktobrī – ikgadējā biznesa un IT nozares pasākumā “RIGA COMM”, kur uzņēmuma resursu vadības, dokumentu vadības, personālvadības un drošības sistēmu izstrādātāji un piegādātāji, mākoņpakalpojumu, interneta un digitālā mārketinga pakalpojumu sniedzēji, web risinājumu un mobilo aplikāciju izstrādātāji, kā arī IKT produktu ražotāji piedāvās gatavus un personalizētus risinājumus dažādu nozaru un lieluma uzņēmumiem, pašvaldību iestādēm un organizācijām to efektīvai darbībai. Tehnoloģijām bagāto izstādes sadaļu papildinās plaša konferenču programma.

Pasākumu rīko Starptautisko izstāžu rīkotājsabiedrība BT 1 sadarbībā ar partneriem: “Wallester”, “Cognizant”, “Intelligent Machines Riga”, “Riga TechGirls”, “SmartHR Latvija”, Latvijas Tirdzniecības rūpniecības kameru, “Mailigen by Pipedrive”, Finanšu nozares asociāciju, “A.W.Olsen & Partners” u. C.

Norises vieta un laiks: